Vorbereitungen auf die ITB Berlin

Im März startet die internationalen Reisemesse ITB in Berlin. Jetzt ist es an der Zeit, um sich als Reiseblogger sorgfältig auf die Messe vorzubereiten. Die Hotelzimmer sind gebucht und die Zugfahrkarten oder Flugtickets liegen bereit. Jetzt geht es an die Programmplanung für die Messetage selbst.

Auf der Reisemesse ITB Berlin geht es für uns Reiseblogger in erster Linie darum, Kontakte zu knüpfen. Nirgends sonst finden sich so viele Tourismusverbände, Hotels, Regionen und PR Agenturen in geballter Konzentration an einem zentralen Punkt zusammen. Wer erfolgreich als Travelblogger mitmischen möchte, sollte sich entsprechend vorbereiten. Ohne Termin wird ein Standbesuch bei Agenturen und Co. wohl eher scheitern.

Messe-Events, Vorträge & Gesprächstermine managen

Termine mit Agenturen und Tourismusverbänden sind unerlässlich, um die eigenen Projekte vorzustellen und den Grundstein für die folgenden Reisebloggerjahre zu legen. Bei der Terminplanung sollte jedoch auch gut abgewogen werden. Ist der Kalender zu voll, hetzt man von Termin zu Termin ohne das eigentliche Gespräch wahrzunehmen und sich wirklich darauf konzentrieren zu können. Terminplanung für eine gelungene Messe ist das A. und O!

Plant deshalb möglichst zuerst die für euch wichtigen Vorträge ein. Zu diesen Zeiten kann ja als logische Schlussfolgerung kein anderes Gespräch stattfinden.

Anschließend vereinbart ihr Termine mit interessanten und potentiellen Partnern / Agenturen.

Ich gehe wie folgt vor: auf die ITB Seite habe ich ein online Profil im ITB Networking Tool. Über die Ausstellersuche sammle ich PR Agenturen, Tourismusverbände und alles was mir interessant vorkommt auf meiner Merkliste. Mit 130 Merkern ist diese natürlich viel zu lang.

Zuerst habe ich die Agenturen mit denen ich bisher erfolgreich zusammen arbeite auf dem Plan. Diese möchte ich auf jeden Fall gern besuchen und über vergangene und kommende Projekte schnacken.

Im zweiten Schritt gehe ich meine Merkliste durch, sehe mir die einzelnen Webseiten der Agenturen und Verbände an und wäge für mich ab, ob die Reiseziele in Frage kommen und ein Gespräch über eine zukünftige Kooperation zum jetzigen Zeitpunkt sinnvoll ist. Dies spart im Endeffekt beiden Parteien viel Zeit, denn nur Kooperationen bei denen ich als Reiseblogger dahinter stehe und Ziele mit denen ich mich identifizieren kann, kann ich auch glaubwürdig an meine Leser vertreten.

Wer eine Bucket List hat und ein konkretes Projekt verfolgt, sollte unbedingt die Chance wahrnehmen und sich auf der Messe gezielt mit den zugehörigen PR Agenturen und Tourismusverbänden treffen. Ich lasse mich gern inspirieren und treiben, habe aber dennoch eine persönliche Bucket List.

Tipp: Achtet bei der Terminvereinbarung auf die Hallen und den Standort. Es ist recht ungünstig zwischen Termin A und Termin B einmal quer über das Messegelände sprinten zu müssen und anschließend wieder zurück.

Eine gelungene Präsentation als Reiseblogger

Die Termine sind gesetzt, nun geht es an eine sinnvolle und gelungene Vorstellung von euch, von dem was ihr macht und was ihr wollt.

• Visitenkarten sind für ein schnelles handout unabkömmlich. Sorgt dafür das ihr ausreichend Visitenkarten vorrätig habt und bestellt im Zweifelsfall JETZT noch welche nach, bevor es zu knapp mit der Lieferzeit wird. Kontrolliert die VK unbedingt auf korrekte Angaben. Hat sich etwas geändert > neue drucken!

•  Ein Mediakit gehört zum professionellen Auftritt als Reiseblogger dazu. Das Mediakit ist quasi die umfangreichere Visitenkarte und enthält neben den wichtigen Zahlen des Blogs auch eine Beschreibung über euch und was ihr in eurem Blog so alles macht. Eine sehr gute detaillierte Aufstellung was ins Mediakit gehört, hat Kristine zusammengestellt.

Das Mediakit bietet so auch einen guten Rahmen, um nach der Messe noch einmal ungezwungen den Kontakt herzustellen. Via E-Mail kann man sich für den Messekontakt bedanken und gleichzeitig das Mediakit zuschicken.

• Die wohl beste Präsentation seid ihr selbst. Seid deshalb authentisch und überzeugend. Wählt Kleidung die zu euch passt und der ihr euch wohlfühlt. Professionelles Auftreten bedeutet nicht zwangsläufig Barbielook in Bewerbungsuniform.

Technik & Co.: was gehört in die Messetasche

• iPad! Vermutlich etwas schwer auf Dauer, aber bestens als mobiles Präsentationsgerät geeignet und darum werde ich mein iPad mit Bildern und dem Mediakit bestücken.

Tipp: ich werde die Bilder in separaten Ordnern nach Themen sortieren.

Zum Beispiel einen Ordner mit Hotelbildern > interessant für Hotelketten,

• einen Ordner mit Bildern von Landschaften & Regionen > interessant für Tourismusverbände,
• einen Ordner mit Attraktionen und Aktivitäten > interessant entsprechende Anbieter.
• Zusätzlich einen Ordner mit einer Auswahl von allem > interessant für PR Agenturen und Tourismusregionen.

Achtung! Sortiert überflüssige und sehr private Bilder vor der Messe raus. Es gibt wohl kaum etwas peinlicheres, als sehr private Schnappschüsse zwischen Bilder von schicken Hotelzimmern. So kommt ihr dann während des Gespräches auch nicht durch unangenehme Überraschungen aus dem Konzept.

Ihr könnt z.B. auch einen Blogbeitrag im PDF Format auf das iPad laden.

• Auf meine große und schwere Kamera werde ich zur ITB bewusst verzichten. Es ist eine Reisemesse und für Fotos zur Dokumentation werde ich das iPhone benutzen.

• Unabdingbar, ein externer Akku. Mir leistet mir der Externe Akku von Anker* immer treue Dienste. Wichtig! Kabel, Adapter und Steckdosenanschluss nicht vergessen. Wir wollen ja nicht urplötzlich ohne Saft dastehen!

• Der gute alte Notizblock mit Stift für schnelle Notizen ist sicher nicht verkehrt.

• Druckt euch den Hallenplan vom Messegelände aus, vor allem wenn ihr noch nicht auf der Berliner Messe wart.

• Obwohl es vermutlich an jedem Messestand ein paar Kekse und Kaffee geben wird, gehe ich bei Messen nie ohne ein kleine Flasche Wasser (die kann ich auch mit Leitungswasser nachfüllen) und einem Notfall-Müsliriegel aus dem Haus.

• Vergesst nicht die Tickets für die ITB einzupacken, genauso die Zug/Flugtickets und Unterlagen für die Zimmerreservierung.

Das Wichtigste zum Schluss!

Schuhe! Zieht euch bequeme Schuhe an! Auf einer Messe muss man viel laufen. Sehr viel laufen! Packt ggf. noch ein paar Pflaster in die Tasche, falls doch erwünschte Blasen auftreten – und das geht oft schneller als man denkt. Im Hotel sollte unbedingt ein zweites paar bequeme Ersatzschuhe bereit stehen. Vor allem wenn ihr mehrere Tage auf der Messe seid.

In allererster Linie denke ich jedoch, habt Spaß und knüpft Kontakte. Ich freue mich immer ganz besonders darauf, die bisher meist virtuellen Kontakte im realen Leben zu treffen.

Wie bereitet ihr euch vor?